○板柳町文書管理規程

昭和三十九年四月十日

訓令甲第十号

第一章 総則

(目的)

第一条 この規程は、町における文書の取扱並びに事務処理について基本的事項を定め、もって行政事務の能率的運営を図ることを目的とする。

(文書管理の原則)

第二条 文書はすべて適確迅速に取扱い常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(課長の職務)

第三条 課長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進を図らなければならない。

2 課長は到達文書の受理・起案文書の審査及び発送文書、保管文書の管理等を行うものとする。

(昭五六訓令一・全改)

(閲覧の制限)

第四条 文書は、法令に特別の定めのあるもの、又はあらかじめ課長以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(昭五六訓令一・全改)

(総務課長の職務)

第五条 総務課長は、文書の収発及び完結文書の保存の事務を管理統制する。

2 総務課長は、各課の文書事務の取扱い状況に関して臨時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(昭四七訓令七・一部改正)

(文書管理の簿冊等)

第六条 文書管理に必要な簿冊等は、次に掲げるとおりとし、第一号から第十五号までは総務課長が管理し、第十六号は各課長が管理する。

 文書収受簿

 条例番号簿

 規則番号簿

 訓令番号簿

 告示番号簿

 専決番号簿

 議案番号簿

 親展文書簿

 保存文書番号簿

 保存文書閲覧貸出簿

十一 保存(廃棄)文書目録

十二 料金後納郵便物差出票

十三 金券処理簿

十四 文書持出書

十五 電報発信簿

十六 文書発送簿

2 各課長は、必要があると認めるときは、総務課長と合議し、特定の事務専用の文書管理簿を作成することができる。

(昭五六訓令一・全改)

(文書の種別)

第七条 文書の種別は、次のとおりとする。

 条例 地方自治法(昭和二十二年法律第六十七号)第十四条の規定により条例となるもの

 規則 地方自治法第十五条の規定により規則となるもの

 訓令 庁中一般又は特定の課若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき令達するもの

 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき公式に広く一般に周知させるために告示するもの

 公告 一定事項を特定の多人数又は一般に周知させるため公示するもの

 論告 一定の事項を注意的又は好意的に管内に注意させること

 達 個人又は団体に対し、特定の事項を一方的に指示し、又は命令するもの

 通達 上級行政機関が下級行政機関又は所属員に対し、職務運営の細目的事項、法令の解釈運用方針を指示するもの

 指令 個人又は団体からの申請願いに対して、許可認可又は指示命令するもの

2 前項以外の文書(以下「一般文書」という。)の種別は、おおむね次のとおりとする。

 上申 上司又は国又は県の官公署に対し、意見又は事実を述べるもの

 副申 上司又は国又は県の官公署に対し、進達する文書に意見を述べるもの

 内申 上司又は国又は県の官公署に対し、内申するもの

 申請 上司又は国又は県の官公署に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

 伺 上司又は国又は県の官公署に対し、その指揮を請求するもの

 報告 上司又は国又は県の官公署に対し、事実を報告するもの

 届 上司又は国又は県の官公署に対し、一定の事実を届け出るもの

 進達 個人、団体等から受理した書類、その他の物件を上司又は国又は県の官公署に差し出すもの

 願 上司又は国又は県の官公署に対し、軽易な行為を請求するもの

 通知 相手方に事実を知らせるもの

十一 依命通達 上司から命を受けた特定の事項を自己の名で発するもの

十二 協議 相手方に同意を求めること。

十三 照会 相手方に対し事実、意見等について回答を求めるもの

十四 回答 協議又は依頼に対し、同意承諾等の意見又は事実若しくは意思を答えるもの

十五 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの

十六 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの

十七 証明 一定の事実を証明するもの

十八 復命 上司から命ぜられた用務の結果を報告するもの

十九 辞令 任命、給与又は勤務等職員の身分に関し命令するもの

3 一般文書は、次の各号の通り区分して取扱うものとする。

 対内文書 庁内各課及び機関相互において収発する一般文書

 対外文書 前号以外の一般文書

(平一二訓令三・一部改正)

(文書の記号及び番号)

第八条 一般文書で発送を要するものには、文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を附さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡、その他文書記号及び文書番号を附すことが適当でないものについてはこの限りでない。

2 文書記号は「板○発」とし、「板」の次に、各課の課名を表す頭文字を附するものとする。

3 文書番号は、第六条に定める各簿冊ごとに附し、会計年度間を通じて順次一連番号とする。ただし、軽易な文書については、文書番号にかえて「号外」の文字を附さなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(法規番号等)

第九条 条例、規則、規程及び告示、専決、議案の各文書には、第六条に定める簿冊ごとに、会計年度間を通じて、順次一連番号を附するものとする。

(昭五六訓令一・全改)

(文書の分類)

第十条 各課長は、文書を自己の定める文書分類表により、大分類、中分類、小分類及び書目分類に分類しなければならない。

2 各課長は、文書分類表を作成しようとするときは、総務課長の定める基準に従って作成しなければならない。

3 各課長は、事務の実態に合せて随時文書分類表を改廃し、その適正な確保を図らなければならない。

4 文書分類表の作成又は改廃について各課長は、総務課長と合議しなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(文書処理の年度)

第十一条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、四月一日から翌年三月三十一日までの会計年度とする。

第二章 文書の収受

(到達文書の処理)

第十二条 到達文書及び物品は、すべて総務課庶務係(以下「総務課」という。)において収受し開封のうち内容別にこれを区分する。

2 金券、有価証券(以下「金券等」という。)を添付してある旨の表示がある文書は、その文書の右上欄余白に種類、金額又は数量を表示し総務課長が認印する。

3 金券等の添付物が欠けているときは、その旨を表示し、総務課長が認印を押すとともに発送者宛照会し、その旨を表示しなければならない。

4 親展又は秘の表示してあるもの、若しくはこれに類似していると認められる文書(以下「親展文書」という。)は開封してはならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

第十三条 開封した文書は、事故文書を除き、その文書の余白に収受印を押して収受簿に件名等を登載、一連番号を附して担当者印を押印しなければならない。ただし、書留郵便物は収受簿の余白にその旨表示するものとする。

2 親展文書は、封筒の余白に収受印を押し、親展簿に登載し、町長及び副町長あてのものは総務課長に、その他のものは主管課長に配付し、受領印を徴するものとする。

3 金券等は金券処理簿に所要事項を記載して会計管理者又は主管課長に送達し受領印を受けなければならない。ただし、謄抄本交付申請書又は諸証明交付申請書等の郵送による金券は当該事務主管課長の受領印を受けるものとする。

4 電報又は小包については、前項の規定に準ずるものとする。

5 辞令又は証書等で収受印を押印できないものは、適宜はり紙をして押印する。

6 郵便により送致を受けた文書で審査請求等その収受の日付が権利の消長又は効力の得失に関係するものはその封筒に受領年月日及び時刻を付記して添付する。

(昭五六訓令一・平一九訓令九・平二八訓令一四・一部改正)

(事故文書等の処理)

第十四条 料金の不足又は未納の郵便物は発信者が官公署であるとき、又は公務と認められるものに限って、その未納又は不足の料金を納付して収受する。

2 誤って送られてきた文書は正当あて先に転送しなければならない。

3 返送されてきた文書は、総務課で封筒の余白に収受印を押し主管課に返送する。

(昭五六訓令一・一部改正)

(課直接収受文書の取扱)

第十五条 主管課で直接文書を収受したときは、直ちに封筒を添えて総務課に回送しなければならない。

2 会議等で直接担当者に配付された文書(会議資料を除く。)は、総務課に回付し、到達文書の例により処理するものとする。

(昭五六訓令一・一部改正)

(執務時間外到達文書の取扱)

第十六条 執務時間外に到達した文書は、当直員がこれを収受する。

第三章 文書の配布

(配布)

第十七条 到達した文書は、第十三条の規定により処理し、総務課長を経て、町長、副町長の閲覧を受けた後、主管課長に配付し、受領印を徴する。ただし、単に広告的要素の強いもの又は重要な要素を含まず保存を必要としない文書は収受簿に登載せず処理することができる。

2 前項本分の規定にかかわらず、緊急を要する文書については、総務課長はその写しを作成し、主管課長に配付しなければならない。

(昭五六訓令一・平一九訓令九・一部改正)

(配布方法)

第十八条 前条の場合において、二つ以上の課に関係のある文書はその関係が密接な課へ、その関係が同一又は不明のものは、文書の前段に記載した事項の主管課へ配布する。

第十九条 親展文書の受領者は、その文書は公文書であった場合は直ちに総務課に返付するものとする。

2 返付を受けた総務課は親展文書収受簿の余白に、一般文書とする旨を記入して、一般文書として収受印を押し以後は一般文書としての取扱をする。

(昭五六訓令一・一部改正)

第二十条 削除

(昭五六訓令一)

(配布文書の事故処理)

第二十一条 配布文書中その主管でないと認めたものは、直ちに総務課へ返付し当事者間で転送してはならない。

第四章 文書の処理

第一節 通則

(文書処理の原則)

第二十二条 文書の処理はすべて課長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意して完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

第二十三条 各課長は、文書を査閲し、次の各号により担当係長に文書を回付し指示しなければならない。

 担当係を明確に指示しなければならない。

 回答の要、不要等を指示すること。

 他課合議を必要とする場合はその課名を明確に記入すること。

(昭五六訓令一・一部改正)

第二十四条 課長より回付を受けた担当係長は課長の指示に基づき文書を担当者に回付のうえ必要事項を指示しなければならない。

2 係長より指示を受けた担当者は、課長及び係長の指示事項により処理し、その処置について係長に報告しなければならない。

3 担当者より報告を受けた係長は、検討のうえ課長に回付し報告しなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

(文書処理の期日)

第二十五条 配布文書は、原則として三日以内に処理しなければならない。

2 回答又は報告を要する文書であって期日の指定があるものは、必らずその所定期日内に先方に到着するよう手配し、もしその期日内に完了することができないときは、あらかじめその理由を付して課長の承認を得て先方に期日変更を求めなければならない。

(文書処理の追求)

第二十六条 各課長は、配布した文書の処理経過を常時把握し、回答又は報告期日を経過したものについては担当者に追求しなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

(配布文書の緊急処理)

第二十七条 配布文書で緊急を要し重要であると認められるもの、又は上司の指示を明らかにすべきであると認められるものは、課長自ら文書を携行のうえ上司の指示を受けなければならない。

第二節 起案

(起案要領)

第二十八条 町長の決裁を受けるべき事項で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確めたのち起案しなければならない。

2 起案は、次の各号により文書を作成しなければならない。

 起案するときは回議用紙を使用する。

 起案は通常一事案ごとに作成し、簡潔でその要をつくるものでなければならない。

 参考となるべき書類があるときは、これを文書に添付するとともに必要な参考事項はその要領を抜書する。

3 発信文書は原則として控をとるものとする。ただし上司においてその必要を認めないときはこの限りでない。

第二十九条及び第三十条 削除

(昭五六訓令一)

(回議用紙の特別な表示)

第三十一条 起案者は回議用紙の文書の種類、浄書要求、発送表示等の必要事項に○をもって表示しなければならない。

第三節 合議

(合議文書の処理)

第三十二条 文書起案者は、課長から合議の指示があった場合はあらかじめ関係課と充分協議のうえ起案しなければならない。

2 合議文書には到達文書又は参考資料を添えなければならない。

3 合議を要する文書で内容の説明等必要ある場合には、上司の指示により起案者が持回って合議を得なければならない。

4 合議を求められた課長は直ちに課内の意見を調整し認印を押し、意見ある場合は別紙に記入の上添付しなければならない。この場合において、事情により直ちに決定し難いときはその旨を伝え、原則として一日以内に別紙に意見記入のうえ送付しなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

(同時合議)

第三十三条 事案が複雑で緊急を要し、かつ合議課が多い場合には、前条の規定にかかわらず課内の意見の調整を済ませた後、関係課長に同時合議を要請して会議をもち合議することができる。

2 同時合議を受けた課は、原則として一日以内に課内の意見を調整し、意見ある場合は意見書を作成し、同時合議要請課に必要な修正を求める。

3 前項の場合において合議の意見が異なるときは、同時合議要請課において合議先の意見を調整し再び合議しなければならない。

(総務課長への合議)

第三十三条の二 次に掲げる文書は、総務課長に合議しなければならない。

 条例、規則、規程の制定改廃に関するもの

 町議会の議案、その他の案件に関するもの

 告示、専決に関するもの

 争訟に関するもの

 契約(約款に基づくものを除く。)に関するもの

 不許可、不認可等の行政処分、行政処分の取消し、変更その他重要な行政処分に関するもの

第四節 決裁

(決裁区分)

第三十四条 決裁は、町長決裁(甲)、副町長決裁(乙)及び課長決裁(丙)とする。

2 前項による決裁区分は、板柳町業務分掌規則(平成七年板柳町規則第二号)に基づき、課長が決定し表示する。

(昭五六訓令一・平九訓令一・平一九訓令九・一部改正)

(起案文書のもちまわり)

第三十五条 決裁を要する文書で重要又は秘密に属するものは、原則として課長又は担当者(その内容が説明できるものに限る。)が持ちまわりして決裁を受けなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(不在代決)

第三十六条 事務の促進をはかるため、決裁者が不在の場合で緊急を要する文書については別に定めるところにより不在代決をするものとする。

(文書の認印)

第三十七条 文書には課長が定める処理担当者以外の単なる課員閲覧程度の認印はなるべくさけなければならない。

2 合議先における認印は係長以上とする。ただし、特に必要なものについてはこの限りでない。

(原議書)

第三十八条 最終決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)は、主管課長において決裁年月日及び文書分類を記入し、整理保管しなければならない。ただし、条例、規則、規程、専決書及び議案の原議は、総務課長に回付し、総務課長が保管管理するものとする。

(昭五六訓令一・一部改正)

第五章 浄書

(浄書の方法)

第三十九条 浄書を要する文書は、次の各号により浄書するものとする。

 主管課で浄書する文書は、浄書の上、原議書と校合しなければならない。

 総務課に浄書(印刷)依頼する文書は、原議書に、浄書依頼事項を記入し、依頼する。

 総務課で浄書(印刷)できない文書は主管課で外注する。

2 浄書担当者は、浄書にあたって、その文体、用語及び用字に重点をおき、校正を行わなければならない。ただし、校正を行うことによって、文意を変えてはならない。

3 前項の規定により校正した結果、校正すべき個所が多くある場合、浄書担当者は課長の承認を得て起案者に返付し、訂正を求めることができる。

(昭五六訓令一・全改)

第四十条 総務課は、回議用紙の浄書要求欄の要求事項により浄書しなければならない。

2 浄書がやむを得ず発送月日に遅れる場合は、浄書要求課と合議し了解を得なければならない。

3 浄書及び照査の担当者は事務処理後、回議用紙の所定欄に所要事項を記入し認印を押し、浄書した文書を依頼課に回付する。

(昭五六訓令一・一部改正)

第四十一条 削除

(昭五六訓令一)

第六章 文書の発送

(発送文書の審査等)

第四十二条 浄書及び校合を終った文書で公印の押印を必要とする文書は総務課長に回付し、その審査を受けなければならない。ただし、感謝状、書簡等についてはこの限りでない。

2 総務課長は、前項本文の規定により文書の回付を受けたときは、次に掲げる事項について審査し、その文書が適正を欠くと認めたときは、主管課長に返付し、訂正その他必要な措置を求めなければならない。ただし、軽易な訂正は総務課長においてすることができる。

 最終決裁の権限のある者が決裁しているか。

 第三十二条の規定による合議が行われているか。

 形式が整っているか、また文体、用字及び用語が適正か。

 施行期日が適正か。

(昭五六訓令一・全改)

(発送文書の記名)

第四十三条 発送文書は、原則として町長名を用いなければならない。

(公印及び契印)

第四十四条 発送文書は、板柳町公印規程(昭和三十四年板柳町訓令甲第一号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし印刷又は謄写に付したもののうち軽易なものについては公印及び次項の契印を省略することができる。

2 発送文書には施行の確認をするため原議書と契印しなければならない。

(発送)

第四十五条 文書及び物品は、総務課において発送する。ただし、特殊な物品等で総務課において発送できないものは、主管課で行うことができる。

2 電報の発信は、主管課が発信文を添えて総務課に依頼して行う。

3 前項の規定による依頼を受けた総務課は、電報発信簿に登載し、電話による託送により行うものとする。

4 発送文書は、主管課において封筒にあて名等を記入し、原議とともに総務課に回付しなければならない。この場合における発送文書への公印の押印は、総務課が行うものとする。

5 発送物品は、封包又は包装をし、原議とともに総務課に回付しなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(発送受付時間)

第四十六条 総務課において行う文書及び物品の発送受付時間は、平日の午後三時三十分までとする。

(昭五六訓令一・全改、平二〇訓令一一・一部改正)

(発送等の要領)

第四十七条 総務課における文書及び物品の発送は、次に掲げる要領により行うものとする。

 発送は原則として即日行うこと。

 発送は郵送により料金後納とすること。ただし、町内に発送するもので課長が必要と認めたときは使送によることができる。

2 総務課において文書若しくは物品を発送したときは、原議書に発送月日を表示し、主管課に返付するものとする。

(昭五六訓令一・全改)

第七章 文書の整理及び保存

(文書の整理保管)

第四十八条 文書は、処理済文書にあってはその分類区分に従い、処理済フォルダーに、未処理文書にあっては、懸案フォルダーに収納整理し、所定の場所に保管しておかなければならない。ただし、フォルダーに保管することが適当でないと認められる文書は、フォルダーに収納しないで所定の場所に整理保管することができる。

(昭五六訓令一・全改)

(文書の保存年限)

第四十九条 完結した文書の保存年限は、第五十三条の規定による区分を基準として、書目分類ごとに各課長が定める。

2 前項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。

(昭五六訓令一・全改)

(完結文書の保管)

第五十条 完結した文書は、前条第二項の規定による起算日から一年間各課において保管しなければならない。ただし、総務課長の承認を受けて当該期限を短縮し、又は保存年数を超えない範囲内において延長することができる。

(昭五六訓令一・全改)

(保存文書の引継ぎ)

第五十一条 前条の保管期間の経過した文書のうち、保存を要するものにあっては、各課において次条の規定により編さん製本し、保存(廃棄)文書目録を添えて総務課長の定める日までに、総務課に引継がなければならない。

2 総務課は、前項の規定により、保存文書の引継ぎを受けたときは、保存文書番号簿により、当該文書及び目録に保存番号を附記し、当該目録のうち一部を保存文書台帳とし、一部を主管課長に返付しなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(文書の編さん)

第五十二条 保存を要する文書は、各課において会計年度(同一事業に係る二会計年度以上にわたるものにあっては、事業の完結した日の属する年度)ごとに区分し、かつ、完結年月日順に整理したうえ、次条に規定する保存年限に係る文書ごとに、次の各号に定めるところにより編さん製本しなければならない。

 同一事件であって数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。

 二つ以上の事件で保存期間を異にする場合においてその事件が相互に関係があり、同一事件として編さんすることが適当なときは長期間の種別とする。

 図面、計算書の類で一般の文書に編入することが困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して別に編さんすること。ただし、この場合関係文書にその旨を記載する等事務の参考として役立つよう処理すること。

 文書の編さん厚さ八糎を標準として製本する。ただし、分冊したものは、(一)(二)の符号を付け合冊したものは各項目を標記すること。

 編さん装ていした簿冊の表紙及び背表紙に保存、種別、年度記号、分類等必要事項を記載する。

 紙数又は編さんの都合により二年以上にわたる文書を一冊とすることができる。ただし、この場合には区分紙を入れて年度の別を明らかにすること。

 文書索引目録をつけること。

(昭五六訓令一・一部改正)

(文書の保存期間及び区分)

第五十三条 文書はその重要度に応じて保存期間を次の四種とし、前条第五号に規定する表紙及び背表紙は簿冊の種別を明確にするためそれぞれ次の色別によって表示するものとする。

第一種 永年保存 赤色

第二種 十年保存 青色

第三種 五年保存 黄色

第四種 二年保存 黒色

2 文書の保存区分は、次の各号によるものとする。

 第一種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

 町条例、規則その他例規に関するもの

 職員の身分、進退、賞罰等に関するもの

 退職金、恩給、遺族扶助料等に関するもの

 町議会の議案、会議録、議決書等に関するもの

 町の沿革及び町史の資料となる重要なもの

 訴訟、和解及び審査請求に関するもの

 国又は県の指令、通達等で将来の参考となる重要なもの

 歳入歳出予算及び決算書

 各種統計に関する重要なもの

 所有財産、営造物の取得及び処分並びに町債の借入れ及び償還等に関する重要なもの

 諸契約及び認可等に関する重要なもの

 事業計画及びその実施等に関する重要なもの

 町の廃置分合、境界変更に関するもの

 表彰に関する重要なもの

 各種委員会、審議会等の委員の任免に関するもの

 以上に掲げるもののほか永久保存を必要と認めるもの

 第二種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で永久保存の必要のないもの

 人事、給与に関するもので永久保存を必要としないもの

 町議会に関するもので永久保存を必要としないもの

 租税その他各種公課に関するもの

 工事又は物品等に関するもの

 決算の認定を終った収支に関する永久保存の必要のないもの

 補助金及び借入金等に関する永久保存の必要のないもの

 陳情、請願等に関するもの

 各種原簿、台帳等で永久保存の必要がないもの

 事務引継に関する重要書類

 以上に掲げるもののほか十年保存を必要とするもの

 第三種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

 原簿、台帳等に記入済みの書類で五年を超えて保存の必要のないもの

 職員の勤務に関する命令書類

 照会、回答その他往復文書に関するもの

 文書の収受、発送に関するもの

 官報及び県報

 消耗品及び材料に関するもの

 諸願届で重要なもの

 公用、公共用施設の設計施行に関するもの

 以上に掲げるもののほか五年保存を必要とするもの

 第四種に属する文書は、おむむね次のとおりとする。

 一時の処理に属する往復文書報告書に関するもの

 各種日誌

 証願届で軽易なもの

 以上に掲げるもののほか第一種から第三種に属さないもの

(昭五六訓令一・平一二訓令三・平二八訓令一四・一部改正)

(保管文書の廃棄)

第五十四条 主管課長は、第五十条の規定により保管している文書で、総務課に引継ぐ前に保存年限の経過したもの及び保管の必要がなくなったと判断したものは廃棄処分することができる。この場合において五年保存以上の文書について廃棄文書目録を作成し、一部を総務課長に回付しなければならない。

(昭五六訓令一・全改)

(文書の収蔵)

第五十五条 総務課長は、製本した文書を精査のうえ分類別に一括して書庫に収蔵しなければならない。ただし、この場合において重要な文書は、非常持出のできるよう適切な処理をしなければならない。

2 書庫は、総務課長が管理し、この出入については総務課の指示に従わなければならない。

(書庫保存文書の借覧)

第五十六条 書庫に保存する文書を借覧しようとするときは、総務課に申出で保存文書閲覧貸出簿に所要事項を記入のうえ貸出しを受けるものとする。

2 貸出の期間は、三日以内とし、やむを得ない理由で長期の借用を必要とする場合はその理由を総務課長に申し出て、その許可を得るものとする。

3 保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧貸出簿に所定の事項を記入し、係員の指示に従わなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

(転貸の禁止)

第五十六条の二 前条の規定により、保存文書を借覧した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持出してはならない。

(昭五六訓令一・追加)

(部外者の閲覧等)

第五十六条の三 総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、関係課長と協議し、差し支えないと認めるものに限り、副町長の承認を得て閲覧させることができる。ただし、保存文書のうち、官報、県報及び公刊の図書の閲覧については、関係課長との協議及び副町長の承認を省略することができる。

2 主管課長は、法令の規定に基づき、他の官公署に対して保存文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は町を当事者とする訴訟の遂行上保存文書を証拠物として提示する必要がある場合は、保存文書庁外持出書により、総務課長の承認を得てこれを庁外に持ち出すことができる。

(昭五六訓令一・追加、平一九訓令九・一部改正)

(廃棄)

第五十七条 保存文書の廃棄は、主管課長と協議して次の各号に定めるところにより行うものとする。

 文書の廃棄は、総務課がこれを行うものとする。

 総務課は、保存期間の経過した保存文書を調査のうえ、廃棄文書目録に登載し、課長の認印を受けて廃棄するものとする。

2 廃棄文書で機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、焼却する等の処置を講じなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

(継続保存を要する場合)

第五十八条 保存年限を経過しても、なお、保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。この場合主管課長は総務課長に通知しなければならない。

(昭五六訓令一・一部改正)

第八章 雑則

(連絡票の使用)

第五十九条 電話又は口頭による業務連絡及び通知等を受けた場合は、軽易なものを除き、口頭のみの伝達に代え連絡票を使用する。

2 受理者の一般収受文書とみなして処理すべき内容のものは、総務課に回付しなければならない。

3 前項による連絡票は、総務課において一般収受文書の処理に準じ取扱われるものとする。

4 原則として口頭による業務上の指示又は連絡は行わず、連絡票をもって行うものとする。

(準用)

第六十条 主管課の施設等における文書の管理については、この規程を準用する。ただし、この規程の定めるところによることができないときは、町長の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。

(昭五六訓令一・一部改正)

(帳票)

第六十一条 この規程によって使用される帳票は、すべて板柳町帳票規程(昭和三十九年板柳町訓令甲第九号)により登録された帳票とする。

附 則

この規程は、昭和三十九年四月一日から施行する。

附 則(昭和四七年八月二八日訓令第七号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和四十七年四月一日から適用する。

附 則(昭和五三年四月一〇日訓令第一号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和五十三年四月一日から適用する。

附 則(昭和五六年四月一日訓令第一号)

この規程は、昭和五十六年四月一日から施行する。

附 則(平成九年四月一一日訓令第一号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成一二年三月三〇日訓令第三号)

この規程は、平成十二年四月一日から施行する。

附 則(平成一九年三月二六日訓令第九号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に在職する収入役の任期中に限り、第二十条から第二十六条までの規定は適用せず、この訓令の施行の日における第二十条から第二十六条までの規定による改正前の第二十条から第二十六条までに規定する各規程の規定は、なおその効力を有する。

附 則(平成二〇年三月三一日訓令第一一号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成二五年六月二六日訓令第三号)

この訓令は、平成二十五年七月一日から施行する。

附 則(平成二八年三月三一日訓令第一四号)

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

別表(第10条関係)

(昭47訓令7・追加、昭53訓令1・平19訓令9・平25訓令3・平28訓令14・一部改正)

文書分類記号表

A 総務

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

企画開発

諸務

土地利用対策

消費者行政

町政の企画調整

事務改善

総合計画

広報

姉妹都市

 

 

1

公告式

諸務

官報

県公報

告示・公示

漂流物

 

 

 

 

 

2

儀礼式

諸務

儀式・典礼

儀礼・交際

褒賞・表賞

年中行事

 

 

 

 

 

3

渉外

諸務

各種団体と連絡

会議の開催参加

陳情

視察

要望

契約・協定

町村会

国際親善

 

4

訴訟・賠償

諸務

訴願・訴訟

審査請求調査

賠償

相談・苦情

公平委員調停

 

 

 

 

5

処務

諸務

事務引継

行政連絡員

街灯

防災無線

執行機関その他委員等任免

奨学金

文書管理

公印管守

例規原案立案審査の経過

6

議会

諸務

招集

提出議案

経過

議決議事録

各種委員会

共済会互助会

 

 

 

7

選挙

諸務

国会議員選挙

県関係選挙

町関係選挙

明正選挙

土地改良選挙

委員会

議案議事録

検察審査会

政治資金

8

監査

諸務

監査の請求

出納検査

実施報告

 

 

 

 

 

 

9

統計

諸務

商工

農林水産

人口労働

教育

観光

資料

 

 

 

文書文類記号表

B 人事

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

人事一般

諸務

人事管理

職員団体

 

 

 

 

 

 

 

1

任免

諸務

職員任免

特別職任免

履歴書

退職

他機関と協議

臨時職員

 

 

 

2

給与

諸務

給与

源泉徴収

通勤手当

扶養手当

住宅手当

期末・勤勉・寒冷地手当

児童手当

超勤特勤手当

他機関と協議

3

服務

諸務

勤務時間

成績

出張

休暇欠勤

宿日直

時間外勤務

綱紀粛正

勤務替

 

4

賞罰

諸務

表彰

懲戒

 

 

 

 

 

 

 

5

労務

諸務

労務管理

公務災害

自治労

 

 

 

 

 

 

6

研修

諸務

監督者研修

一般職員研修

専門研修

 

 

 

 

 

 

7

厚生

諸務

災害補償

退職手当

保険

福利厚正

健康管理

衛生管理

 

 

 

8

共済

諸務

負担金掛金

諸報告

資金・立替払

年金一時金

給付

貯蓄

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

C 経理

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

経理一般

諸務

指令書

農地対価

 

 

 

 

 

 

 

1

予算

諸務

予算編成

予算統制

予算執行

予算外義務負担

財政再建

 

 

 

 

2

負担金等

諸務

負担金

交付金

補助金

助成寄附金

委託金

 

 

 

 

3

町債

諸務

起債計画

借入返済

起債台帳

一時借入金

 

 

 

 

 

4

決算

諸務

決算書

資料

 

 

 

 

 

 

 

5

財産管理

諸務

取得

管理

処分

貸借

登記

台帳

基金

 

 

6

検査

諸務

検査・調査

 

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

D 税務

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

税務一般

諸務

評価審査委員会

りんご検見委員会

諸届出

納税相談

たばこ組合

 

 

 

 

1

賦課資料

諸務

固定資産税

個人町民税

法人税

軽自動車税

タバコ

保険税

所在町交付金

譲与取得税

入湯税

2

賦課

諸務

課税台帳

調定

 

 

 

 

 

 

 

3

徴収

諸務

税カード納付書徴収台帳

公示・送達

嘱託・受託

督促

納付誓約

徴収猶予

納期限延長

納税管理人

 

4

減免

諸務

減免申請

賦課救済

審査請求

還付充当

 

 

 

 

 

5

滞納整理

諸務

滞納処分

催告書

執行停止

不納欠損

滞納整理

差押

 

 

 

6

税政

諸務

納税思想普及

納税貯蓄組合

納税モデル

 

 

 

 

 

 

7

地方交付税

諸務

資料

普通交付税算定

決定交付

特別交付税

 

 

 

 

 

8

地籍調査

諸務

測量

認証

委託

公簿

成果

事業補助

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

F 建設

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

建設一般

諸務

建設機械

国土調査

登記

国有財産

常用人夫

業務統計

建設業

 

 

1

河川砂防

諸務

河川維持保全

河川改修

治水計画

河川占用

砂利採取

河川総合開発

砂防計画

地すべり対策

水害統計

2

道路

諸務

新設

改良

維持・補修

路線認定廃止

占用

道路現況

交通制限

除雪

 

3

橋梁

諸務

新設

改良

維持・補修

 

 

 

 

 

 

4

建築

諸務

住宅

学校

保育所

庁舎

町民会館

その他町有建物

建物行政

建築基準法

 

5

都市計画

諸務

区域決定

事業認定

街路事業

公園緑地

下水道

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

G 住民

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

住宅一般

諸務

例規

母子手帳

届書

協議会

 

 

 

 

 

1

戸籍

諸務

通達

送付書

除籍

原戸籍

身分登記

 

 

 

 

2

住民基本台帳

諸務

届書

住民票

除く住民票

戸籍附票

除く戸籍附票

住民通知

附票通知

年報月報

県委託金

3

外国人登録

諸務

在留資格

申請届書

原票

違反事件

変更登録

報告通知

登録証明

永住許可

県委託金

4

印鑑登録

諸務

登録

除く印鑑登録

委任状

 

 

 

 

 

 

5

既決犯罪

諸務

通知書

名簿

除く犯罪名簿

 

 

 

 

 

 

6

人口動態

諸務

受付

資料

県委託金

 

 

 

 

 

 

7

諸証明

諸務

資産

所得

事業

その他証明

申請書

 

 

 

8

埋火葬

諸務

許可

 

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

H 経済

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

経済一般

諸務

農業振興計画

農業災害

営農改善

青少年教育

農業資金

農業近代化資金

農業祭

農業振興

農薬・病害虫肥料

1

水稲

諸務

産米改善計画

育苗施設事業

田植機導入事業

良質米生産集団事業

農業機械化事業

 

 

 

種子更新

2

果樹・園芸

諸務

果樹園芸計画

品種更新

りんごモデル園

りんご安定

果樹保険

ぶどう新植

園芸・畑作

 

苗木あっせん

3

土地改良

諸務

土地改良計画

水田ほ場整備

りんご園基礎整備

水田転換特別対策事業

災害復旧事業

農業構造改善

農道整備

農業水利

関係者団体

4

畜産

諸務

畜産振興計画

畜産衛生

予防接種手数料

防疫機械

 

 

 

 

 

5

商工・観光

諸務

商工振興

金融

商工指導

商工会

計量

観光

鉱業

貯蓄

青森県信用基金協会

6

経済統制

諸務

販売業者登録

町月報

業者月報

 

 

 

 

 

 

7

関係者団体

諸務

農業振興協議会

農業組合

りんご共防連

水稲共防連

りんご産業基幹青年会

農業信用基金協会

青果物価格安定

青森県農村開発公社

 

8

生産調整

諸務

実施計画

調整田確認

基準数量指示

特別対策事業

米穀流通対策

推進費補助金

確認委託

 

推進協議会

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

J 社会福祉

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

庶務

諸務

民生(児童)委員

日赤共同募金

善意銀行

青少年対策

社会福祉協議会

自衛隊

交通安全

防犯

交通災害共済

1

援護・救護

諸務

生活保護

児童福祉

心身障害者

戦没者遺族

母子厚生

老人福祉

水難救護

旧軍人恩給

引揚者未引揚者

2

住宅

諸務

経営

入退居

譲渡

管理

 

 

 

 

 

3

保育

諸務

保育所

諸報告

児童館

季節保育所

 

 

 

 

 

4

労働

諸務

失業対策

福利厚正

出稼対策

指導援護

 

 

 

 

 

5

国民健康保険

諸務

国保運営協議会

給付

保健衛生協力委員

第三者行為

保健婦業務

月報・年報

国庫補助交付金等

資格取得

 

6

保健衛生

諸務

結核予防

予防接種

伝染病

狂犬病

各種検診

血液

母子栄養

精神衛生

 

7

環境衛生

諸務

し尿塵芥処理

公害

清掃事業

自然保護

昆虫駆除

埋火葬墓地

 

 

 

8

国民年金

諸務

拠出進達

拠出裁定

拠出処理報告

福祉年金進達

福祉年金裁定

福祉年金処理報告

敬老年金

農業者年金

年金関係委託金

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書文類記号表

Z 諸記

小分類


中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

水道

諸務

認可申請

給水停止処分

水質検査

事業計画実施

企業債

財産管理

簡易水道

危険

経理

2

消防団

諸務

施設

教養訓練

人事

式典

予防

消防協会

補償組合

育英会

広報

3












4












5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

図書及び資料の分類表

大分類

中分類

大分類

中分類

1 沿革

1 合併現況図

14 厚生

 

2 沿革の概況

15 選挙

 

2 自然条件

 

16 財政

 

 

1 位置

17 行政

 

2 地質

18 統計

1 国勢調査

3 地勢

 

2 就業構造基本調査

4 山岳

3 商業調査

5 河川

4 工業調査

6 湖沼・島しょ

5 事業所統計

7 地目別面積

6 住宅統計

8 農地転用状況

7 農業基本調査

9 気象

8 農林業センサス

3 建設

 

9 教育統計調査

4 人口・世帯

 

10 出稼労働実態調査

5 農業

 

11 農林水産統計

6 林業

 

12 統計年鑑

7 漁業

 

13 果樹基本統計

8 事業所商業工業

 

14 水害統計

9 国県市町村所得

 

19 年鑑

 

10 交通・通信

 

20 要覧

 

11 観光

 

21 総合計画

 

12 公安

 

22 国際親善

 

13 教育

 

23 人事・給与

 

板柳町文書管理規程

昭和39年4月10日 訓令甲第10号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和39年4月10日 訓令甲第10号
昭和47年8月28日 訓令第7号
昭和53年4月10日 訓令第1号
昭和56年4月1日 訓令第1号
平成9年4月11日 訓令第1号
平成12年3月30日 訓令第3号
平成19年3月26日 訓令第9号
平成20年3月31日 訓令第11号
平成25年6月26日 訓令第3号
平成28年3月31日 訓令第14号