○板柳町電子計算機処理に係る個人データの保護等に関する規程

昭和五十八年三月二十三日

訓令第五号

(趣旨)

第一条 この規程は、板柳町電子計算機処理に係る個人データの保護に関する条例(昭和五十七年板柳町条例第十二号。以下「条例」という。)に基づき、個人データの保護及び電子計算処理(事務処理に限る。)に関し、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第二条 この規程において、次の各号に定める用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

 個人データ 条例第二条に規定する個人データをいう。

 磁気ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、フロッピーディスクの総称をいう。

 ドキュメント 電子計算機への入出力に関する書類のことをいう。

(処理事務の要件)

第三条 電子計算機により処理する事務は、次の各号の一に該当するものでなければならない。

 福祉の向上を図ることができるもの

 労働の軽減を図ることができるもの

 事務処理の効率化を図ることができるもの

 経費の節減を図ることができるもの

 その他行政水準の向上を図ることができるもの

2 前項の規定にかかわらず条例の目的に照らし適当でないと認めるものは、処理してはならない。

(従事者の責務)

第四条 電子計算処理に従事するものは、データの漏えい、滅失、き損の防止に留意し、明確な責任のもとに正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(データ管理の統轄)

第五条 条例及びこの規程に定めるところに従い、電子計算機処理に係るデータの管理は、総務課長が統轄する。

(職員の指定)

第六条 総務課長は、所属職員のうちから電子計算処理に係るデータを取り扱う職員(以下「データ取扱員」という。)を指定しその事務に従事させるものとする。

2 第十二条第一項の規定による端末機の管理責任者(以下「端末管理者」という。)は、第十三条第一項の規定による端末機の取扱員(以下「端末取扱員」という。)を指定したときは、総務課長に報告しなければならない。

(検査)

第七条 総務課長は、データの管理の状況及びこれに関連する設備の状況等につき、随時検査を行うものとする。

(入出力帳票及び媒体の管理)

第八条 入出力帳票の管理は、主管課長が行い、記録媒体の管理は、総務課長が行う。

2 総務課長及び主管課長は、入出力帳票及び記録媒体の受払い及び保管に関する必要な事項を台帳等に記録しなければならない。

3 総務課長は、入出力帳票及び記録媒体の受払いに際し、必要な確認措置を講ずるとともに、処理後は直ちに主管課長への返却、所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じなければならない。

4 総務課長は、事務処理時に破損した出力帳票等不用になったものについて消却する等第三者が認識できない措置を講じなければならない。

(磁気ファイルの管理)

第九条 総務課長は、磁気ファイルの履歴を台帳に記録するとともに、所定の場所に保管し、適正に管理しなければならない。

2 磁気ファイルの保管庫からの入出庫は、データ取扱員が行う。

3 磁気ファイルのデータの複写、消却、廃棄及びクリーニング等については、その手続を定め、内容が第三者に漏えいすることのないようにしなければならない。

4 磁気ファイルの障害の有無等については、随時に点検を行う等の措置を講じなければならない。

5 総務課長は、磁気ファイルのうち、マスターファイル等の重要なものは、予備ファイルを作成し別に保管しなければならない。

6 総務課長は、磁気ファイルの重大な障害につき報告を受けた場合は、速やかにその状況につき調査し、必要な措置を講じなければならない。

(正確性の維持)

第十条 個人データを利用して事務を処理する課長は、その事務の遂行に当たって個人データの誤りを発見したときは、総務課長にその旨を連絡しなければならない。

2 総務課長は、前項の連絡を受けたときは、直ちに調査し、誤りを認めた場合は、訂正するなど個人データを正確に維持するための措置を講じなければならない。

(ドキュメントの指定)

第十一条 総務課長は、システム設計書、オペレーション手順書、プログラム説明書、コードブック等外部に知られることを適当としないものを指定するとともに原則として所定の場所に保管しなければならない。

2 前項の規定により指定したドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(端末機の管理責任者)

第十二条 端末管理者は、端末機が設置されている課の長をもって充てる。

2 端末管理者は、端末機の利用に際し、総務課長とその利用範囲及び管理方法について、あらかじめ協議してこれを行わなければならない。

3 端末管理者は、所管の端末機によって処理されるデータについて、機密の漏えい防止等十分な管理を行わなければならない。

(端末機の取扱員)

第十三条 端末取扱員は、前条第一項の規定による端末管理者が指定するものとする。

2 総務課長は、端末取扱員に対し、その者が識別できるコード(所属及び職員番号等)並びにその者の取扱範囲を定めたパスワードを端末取扱員ごとに与えるものとする。

3 前項のパスワードは、随時変更し端末取扱員に通知するものとする。

4 総務課長は、端末機利用に際して各処理ごとにパスワードが符合した場合のみにこれが利用できるようなシステムとしなければならない。また、この利用状況は、常には握できるような措置を講ずるものとする。

5 端末取扱員は、端末管理者の指示又は承認を受けて端末機の操作をしなければならない。また、これによって処理されるデータの機密は厳重に守らなければならない。

(入退室の管理)

第十四条 職員は、電子計算機室及び磁気ファイル等の保管施設への立入りを要するときは、総務課長の許可を受けなければならない。

(保安整備)

第十五条 火災その他の災害及び盗難に備えて、電子計算機室に必要な保安措置の整備を図るものとする。

(事故発生時の対策)

第十六条 総務課長は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底するように務めなければならない。

2 総務課長は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講ずるものとする。

(業務の委託等)

第十七条 条例第六条の規定により、データの処理を外部に委託するときは、契約書に善良なる管理者の注意義務及び秘密保持義務を明記するとともに、必要に応じデータの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わす等秘密保護等の措置を講ずるものとする。

2 総務課長は、電子計算機処理に関し、要員の派遣を受けるときは、必要に応じ、派遣企業の責任者及び本人の双方から秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書等を提出させるとともに、本人に対しその身分に関する証明書を交付するものとする。

(データの提供)

第十八条 条例第五条ただし書の規定により、個人データを外部に提供しようとするときは、その内容、使用目的、提供方法、管理方法等を明示するとともに、必要項目のみ編集して提供するものとする。

2 前項のデータの提供に際しては、覚書を取り交わすものとする。

(実施計画)

第十九条 総務課長は、年間運営計画に基づき、毎月二十五日までに月間実施計画を策定し、関係課長に通知するものとする。

2 総務課長は、前項の規定による月間実施計画を変更する必要が生じたときは、関係課長と協議のうえ当該実施計画を変更するとともに速やかに関係課長に通知するものとする。

(処理)

第二十条 電子計算機処理は、前条第一項の規定による月間計画表に基づいて行うものとし、その処理に従事した者は、終了後速やかにその結果を書面により総務課長に報告しなければならない。

(処理区分)

第二十一条 業務の処理区分は、次に定めるところによる。

 新規処理 新たに電子計算機を利用して事務処理をするものをいう。

 臨時的処理 既に処理している業務のデータを使用して臨時的に管理資料等を作成処理するものをいう。

 一部変更処理 現に処理している業務のシステム及びプログラムの修正、変更、改善処理をするものをいう。

 一般処理 現に処理している業務をいう。

(依頼書の提出)

第二十二条 各課等の長は、前条第一号から第三号までの処理を必要とするときは、総務課長に電子計算機適用依頼書(以下「依頼書」という。)を提出しなければならない。

(依頼書の提出期限)

第二十三条 依頼書の提出期限は、次に定めるところによる。

 新規処理の場合 年間計画にないものは、システム開発期間、処理期間を考慮し、おおむね六箇月前までに提出するものとする。

 臨時処理の場合 臨時処理は、処理内容により次のように分類する。

 プログラムの新規作成、データの一部作成を必要とするものは三箇月前までに提供する。

 既存のプログラムを一部修正すれば処理できるものは、一箇月前までに提出する。

 既存のプログラムで処理できるものは、一週間前までに提出する。

 一部変更処理の場合 変更処理を希望する時期の二箇月前とする。ただし、数字等が確定しない場合においては、その旨口頭で申し出て確定しだい依頼書を提出するものとする。

 一般処理の場合 既に処理しているものについては、一年間の処理予定表を毎年二月の年間運営計画作成時までに総務課長に提出しなければならない。ただし、毎月処理のものについては省略することができる。

(依頼書の記載事項)

第二十四条 第二十二条の依頼書には、適用範囲、処理内容、現状の問題点、予測される効果等を記載しなければならない。

(開発の決定)

第二十五条 総務課長は、第二十一条第一号の新規処理の依頼があったときは、適用業務の現状、予測効果等を勘案し、板柳町事務改善委員会に諮り決定するものとする。

2 前項により業務の適用が決定したときは、その旨を担当課長に通知するとともに両者協議して開発を実施するものとする。

(平一九訓令九・一部改正)

(依頼書の保管)

第二十六条 総務課長は、完結した依頼書及び付属資料を整理保管し、年間運営計画作成の資料とする。

(データ使用の承認)

第二十七条 各課等の長は、現に処理している業務のデータを使用して管理資料等を作成しようとするときで、そのデータが他課の所掌するものである場合には、あらかじめその所掌する課の長の承認を得て総務課長に依頼書を提出しなければならない。

(データ使用職員の責務)

第二十八条 電子計算機で作成したデータを使用する職員は、そのデータの機密の漏えい防止等十分な管理を行わなければならない。

(委任)

第二十九条 この規程に定めるもののほか、電子計算機処理に関し必要な事項は、町長の承認を得て総務課長が定める。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成一九年三月二六日訓令第九号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

板柳町電子計算機処理に係る個人データの保護等に関する規程

昭和58年3月23日 訓令第5号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第7節 情報公開・個人情報保護等
沿革情報
昭和58年3月23日 訓令第5号
平成19年3月26日 訓令第9号