○板柳町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和六年七月二十四日
訓令第七号
(目的)
第一条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)及び板柳町個人情報保護法施行条例(令和五年板柳町条例第十七号)の規定に基づき、板柳町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データの適切な管理運営の確保及びデータの保護に資することを目的とする。
一 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び町民生活課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍等事務」という。)を行うシステムをいう。
二 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
三 磁気ディスク等 戸籍データに係る情報が記録された、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他これらに類する情報を記録する媒体をいう。
四 ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第三条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍等事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ統括保護管理者)
第四条 戸籍情報システムの適切な運用及び戸籍データの保護について適切な管理を図るため、戸籍データ統括保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
(戸籍データ保護管理者)
第五条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長をもって充てる。
2 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(戸籍データ保護)
第六条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し又は、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不用となった時点は速やかに、裁断等により復元できない方法により処理をしなければならない。
5 戸籍データは、法令その他特別な定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第七条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により、適正に管理しなければならない。
一 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
二 磁気ディスク等は、格納した記録内容がわかるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
三 磁気ディスク等の受払及び管理については、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
四 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
五 クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできないため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSS(カード情報を扱う企業向けセキュリティ国際基準)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、その認証取得の要件である「電子媒体を破棄する場合は、業界が承認した標準に従った消去ソフトを使用するか、物理的な破壊により回復不能とする」に基づいた適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏えいを防止する。また、認証取得の継続性については、第三者機関による監査が行われることから、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得証明書を確認することとし、保護管理者は必要に応じ戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めなければならない。
(出力帳票の管理)
第八条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次に定めるところにより適切に管理しなければならない。
一 保管しておく必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等出力帳票の安全を確保すること。
二 保管しておく必要がある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
三 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第九条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 保護責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、その内容等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第十条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者にID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 戸籍サーバ利用に関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から不正アクセスの連絡を受けて対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第十一条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者にID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
4 戸籍データへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から不正アクセスの連絡を受けて対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第十二条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は保護管理者にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は、常時記録しなければならない。この場合において保護管理者は必要に応じてその利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第十三条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにそれぞれアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第十四条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
一 戸籍サーバの使用状況
二 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
一 戸籍情報システムの使用状況
二 端末装置の管理状況
三 戸籍事務室の管理状況
四 その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第十五条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作及び検索は、戸籍等事務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第十六条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第十七条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対する教育及び、訓練計画を策定し、研修を年一回以上実施しなければならない。
2 新たに取扱職員になった者については、前項の研修についてできるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第十八条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、総括保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、総括保護管理者、保護管理者、取扱職員をもって組織する。
4 統括保護管理者は、必要と認めるときは、データの保護について知識を有する者又は前項に掲げる職員以外の職員の出席を求め、その意見等を聴くことができる。
5 会議の庶務は、町民生活課において処理する。
附則
この規程は、令和六年九月九日から施行する。