○板柳町公的個人認証サービス文書取扱要綱
令和七年一月十六日
訓令第十五号
(趣旨)
第一条 この要綱は、公的個人認証サービスに関する文書を適切に管理するため、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(平成二十六年特定個人情報委員会告示第六号)及び板柳町文書管理規程(昭和三十九年板柳町訓令甲第十号)に基づき、公的個人認証サービス事務における文書の取扱いを明確にするため必要な事項を定めるものとする。
(文書の取扱い基準)
第二条 個人番号制度(マイナンバー制度)及び公的個人認証制度に関する文書(以下、「個人認証文書等」という。)の取扱いについては、次に掲げる法令及び通知等を基準として定める。
二 個人番号カードの交付等に関する事務処理要領(平成二十七年九月二十九日付け総行住第百三十七号通知)
三 公的個人認証サービス事務処理要領(平成十六年一月五日総行自第一号通知)
四 その他関連する法令及び通知等
(文書の整理保管)
第三条 個人認証文書等の保管については、次に掲げる各号に定めるところにより、格納物に応じた適切な管理に努め、権限のない者が閲覧できないようにする。
一 鍵の管理施錠できる設備に施錠保管し、利用者は施錠されていることを、作業終了時に確認する。
二 鍵は、作業終了時に定位置へ戻し、管理者が鍵を確認する。
三 利用場所が無人のときは、業務時間中であっても机上に放置等しない。
2 保存期間は対象文書が発生した翌年度初日から起算し、保存期間を経過した文書は内容が判読できないよう焼却、溶解、裁断等を行うものとする。
(その他)
第五条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。
別表第一(第四条関係)
一般事務に関する文書
一 国及び地方公共団体情報システム機構からの通知及び通達 | 十年 |
二 出張申請の受付 | 五年 |
三 本人確認書類(運転免許証、健康保険証等)の写し | 十年 |
四 個人番号カードの交付通知書 | 五年 |
五 マイナンバーカードの健康保険証利用の申し込みに関する同意書 | 十年 |
六 住基カード管理簿 | 十年 |
七 マイナンバーカード管理簿 | 十五年 |
八 カード発行一覧 | 十年 |
九 住基セキュリティ監査手引書(平成二十三年地方公共団体情報システム機構制定)に準じて作成した規程、要領・手順書等の行政内部規律 | 永年 |
十 その他文書の期間は、内容に応じて設定 | 二から十年 |
別表第二(第四条関係)
公的個人認証制度に関する文書
一 署名用電子証明書／利用者証明用電子証明書 新規発行／更新申請書 個人番号カード交付申請書 兼 電子証明書発行／更新申請書 | 十五年 |
二 署名用電子証明書／利用者証明用電子証明書 失効申請／秘密鍵漏えい等届出書 個人番号カード紛失・廃止届 電子証明書失効申請／秘密鍵漏えい等届出書 | 十年 |
三 認証業務の開示請求 | 十年 |
四 訂正等の請求書 | 十年 |
五 電子証明書暗証番号変更／電子証明書初期化申請書 個人番号カード暗証番号変更・再設定 電子署名書暗証番号・再設定申請書 | 十年 |
六 電子証明書失効申請等受理通知書 | 十五年 |
七 電子証明書破棄通知受理書 | 十五年 |
八 委任状 | 対象文書の保存期間に準ずる |
九 照会書兼回答書 | 十年 |
十 交付記録簿 | 十五年 |