(目的)

第一条　この規程は、町における文書の取扱並びに事務処理について基本的事項を定め、もって行政事務の能率的運営を図ることを目的とする。

(文書管理の原則)

第二条　文書はすべて適確迅速に取扱い常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(課長の職務)

第三条　課長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進を図らなければならない。

(閲覧の制限)

第四条　文書は、法令に特別の定めのあるもの、又はあらかじめ課長以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(総務課長の職務)

第五条　総務課長は、文書の収発及び完結文書の保存の事務を管理統制する。

(文書管理の簿冊等)

第六条　文書管理に必要な簿冊等は、次に掲げるとおりとし、第一号から第十五号までは総務課長が管理し、第十六号は各課長が管理する。

(文書の種別)

第七条　文書の種別は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第八条　一般文書で発送を要するものには、文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を附さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡、その他文書記号及び文書番号を附すことが適当でないものについてはこの限りでない。

(法規番号等)

第九条　条例、規則、規程及び告示、専決、議案の各文書には、第六条に定める簿冊ごとに、会計年度間を通じて、順次一連番号を附するものとする。

(文書の分類)

第十条　各課長は、文書を自己の定める文書分類表により、大分類、中分類、小分類及び書目分類に分類しなければならない。

(文書処理の年度)

第十一条　文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、四月一日から翌年三月三十一日までの会計年度とする。

(到達文書の処理)

第十二条　到達文書及び物品は、すべて総務課庶務係(以下「総務課」という。)において収受し開封のうち内容別にこれを区分する。

第十三条　開封した文書は、事故文書を除き、その文書の余白に収受印を押して収受簿に件名等を登載、一連番号を附して担当者印を押印しなければならない。ただし、書留郵便物は収受簿の余白にその旨表示するものとする。

(事故文書等の処理)

第十四条　料金の不足又は未納の郵便物は発信者が官公署であるとき、又は公務と認められるものに限って、その未納又は不足の料金を納付して収受する。

(課直接収受文書の取扱)

第十五条　主管課で直接文書を収受したときは、直ちに封筒を添えて総務課に回送しなければならない。

(執務時間外到達文書の取扱)

第十六条　執務時間外に到達した文書は、当直員がこれを収受する。

(配布)

第十七条　到達した文書は、第十三条の規定により処理し、総務課長を経て、町長、副町長の閲覧を受けた後、主管課長に配付し、受領印を徴する。ただし、単に広告的要素の強いもの又は重要な要素を含まず保存を必要としない文書は収受簿に登載せず処理することができる。

(配布方法)

第十八条　前条の場合において、二つ以上の課に関係のある文書はその関係が密接な課へ、その関係が同一又は不明のものは、文書の前段に記載した事項の主管課へ配布する。

第十九条　親展文書の受領者は、その文書は公文書であった場合は直ちに総務課に返付するものとする。

第二十条　削除

(配布文書の事故処理)

第二十一条　配布文書中その主管でないと認めたものは、直ちに総務課へ返付し当事者間で転送してはならない。

(文書処理の原則)

第二十二条　文書の処理はすべて課長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意して完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

第二十三条　各課長は、文書を査閲し、次の各号により担当係長に文書を回付し指示しなければならない。

第二十四条　課長より回付を受けた担当係長は課長の指示に基づき文書を担当者に回付のうえ必要事項を指示しなければならない。

(文書処理の期日)

第二十五条　配布文書は、原則として三日以内に処理しなければならない。

(文書処理の追求)

第二十六条　各課長は、配布した文書の処理経過を常時把握し、回答又は報告期日を経過したものについては担当者に追求しなければならない。

(配布文書の緊急処理)

第二十七条　配布文書で緊急を要し重要であると認められるもの、又は上司の指示を明らかにすべきであると認められるものは、課長自ら文書を携行のうえ上司の指示を受けなければならない。

(起案要領)

第二十八条　町長の決裁を受けるべき事項で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確めたのち起案しなければならない。

第二十九条及び第三十条　削除

(回議用紙の特別な表示)

第三十一条　起案者は回議用紙の文書の種類、浄書要求、発送表示等の必要事項に○をもって表示しなければならない。

(合議文書の処理)

第三十二条　文書起案者は、課長から合議の指示があった場合はあらかじめ関係課と充分協議のうえ起案しなければならない。

(同時合議)

第三十三条　事案が複雑で緊急を要し、かつ合議課が多い場合には、前条の規定にかかわらず課内の意見の調整を済ませた後、関係課長に同時合議を要請して会議をもち合議することができる。

(総務課長への合議)

第三十三条の二　次に掲げる文書は、総務課長に合議しなければならない。

(決裁区分)

第三十四条　決裁は、町長決裁(甲)、副町長決裁(乙)及び課長決裁(丙)とする。

(起案文書のもちまわり)

第三十五条　決裁を要する文書で重要又は秘密に属するものは、原則として課長又は担当者(その内容が説明できるものに限る。)が持ちまわりして決裁を受けなければならない。

(不在代決)

第三十六条　事務の促進をはかるため、決裁者が不在の場合で緊急を要する文書については別に定めるところにより不在代決をするものとする。

(文書の認印)

第三十七条　文書には課長が定める処理担当者以外の単なる課員閲覧程度の認印はなるべくさけなければならない。

(原議書)

第三十八条　最終決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)は、主管課長において決裁年月日及び文書分類を記入し、整理保管しなければならない。ただし、条例、規則、規程、専決書及び議案の原議は、総務課長に回付し、総務課長が保管管理するものとする。

(浄書の方法)

第三十九条　浄書を要する文書は、次の各号により浄書するものとする。

第四十条　総務課は、回議用紙の浄書要求欄の要求事項により浄書しなければならない。

第四十一条　削除

(発送文書の審査等)

第四十二条　浄書及び校合を終った文書で公印の押印を必要とする文書は総務課長に回付し、その審査を受けなければならない。ただし、感謝状、書簡等についてはこの限りでない。

(発送文書の記名)

第四十三条　発送文書は、原則として町長名を用いなければならない。

(公印及び契印)

第四十四条　発送文書は、板柳町公印規程(昭和三十四年板柳町訓令甲第一号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし印刷又は謄写に付したもののうち軽易なものについては公印及び次項の契印を省略することができる。

(発送)

第四十五条　文書及び物品は、総務課において発送する。ただし、特殊な物品等で総務課において発送できないものは、主管課で行うことができる。

(発送受付時間)

第四十六条　総務課において行う文書及び物品の発送受付時間は、平日の午後三時までとする。

(発送等の要領)

第四十七条　総務課における文書及び物品の発送は、次に掲げる要領により行うものとする。

(文書の整理保管)

第四十八条　文書は、処理済文書にあってはその分類区分に従い、処理済フォルダーに、未処理文書にあっては、懸案フォルダーに収納整理し、所定の場所に保管しておかなければならない。ただし、フォルダーに保管することが適当でないと認められる文書は、フォルダーに収納しないで所定の場所に整理保管することができる。

(文書の保存年限)

第四十九条　完結した文書の保存年限は、第五十三条の規定による区分を基準として、書目分類ごとに各課長が定める。

(完結文書の保管)

第五十条　完結した文書は、前条第二項の規定による起算日から一年間各課において保管しなければならない。ただし、総務課長の承認を受けて当該期限を短縮し、又は保存年数を超えない範囲内において延長することができる。

(保存文書の引継ぎ)

第五十一条　前条の保管期間の経過した文書のうち、保存を要するものにあっては、各課において次条の規定により編さん製本し、保存(廃棄)文書目録を添えて総務課長の定める日までに、総務課に引継がなければならない。

(文書の編さん)

第五十二条　保存を要する文書は、各課において会計年度(同一事業に係る二会計年度以上にわたるものにあっては、事業の完結した日の属する年度)ごとに区分し、かつ、完結年月日順に整理したうえ、次条に規定する保存年限に係る文書ごとに、次の各号に定めるところにより編さん製本しなければならない。

(文書の保存期間及び区分)

第五十三条　文書はその重要度に応じて保存期間を次の四種とし、前条第五号に規定する表紙及び背表紙は簿冊の種別を明確にするためそれぞれ次の色別によって表示するものとする。

(保管文書の廃棄)

第五十四条　主管課長は、第五十条の規定により保管している文書で、総務課に引継ぐ前に保存年限の経過したもの及び保管の必要がなくなったと判断したものは廃棄処分することができる。この場合において五年保存以上の文書について廃棄文書目録を作成し、一部を総務課長に回付しなければならない。

(文書の収蔵)

第五十五条　総務課長は、製本した文書を精査のうえ分類別に一括して書庫に収蔵しなければならない。ただし、この場合において重要な文書は、非常持出のできるよう適切な処理をしなければならない。

(書庫保存文書の借覧)

第五十六条　書庫に保存する文書を借覧しようとするときは、総務課に申出で保存文書閲覧貸出簿に所要事項を記入のうえ貸出しを受けるものとする。

(転貸の禁止)

第五十六条の二　前条の規定により、保存文書を借覧した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持出してはならない。

(部外者の閲覧等)

第五十六条の三　総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、関係課長と協議し、差し支えないと認めるものに限り、副町長の承認を得て閲覧させることができる。ただし、保存文書のうち、官報、県報及び公刊の図書の閲覧については、関係課長との協議及び副町長の承認を省略することができる。

(廃棄)

第五十七条　保存文書の廃棄は、主管課長と協議して次の各号に定めるところにより行うものとする。

(継続保存を要する場合)

第五十八条　保存年限を経過しても、なお、保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。この場合主管課長は総務課長に通知しなければならない。

(連絡票の使用)

第五十九条　電話又は口頭による業務連絡及び通知等を受けた場合は、軽易なものを除き、口頭のみの伝達に代え連絡票を使用する。

(準用)

第六十条　主管課の施設等における文書の管理については、この規程を準用する。ただし、この規程の定めるところによることができないときは、町長の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。

(帳票)

第六十一条　この規程によって使用される帳票は、すべて板柳町帳票規程(昭和三十九年板柳町訓令甲第九号)により登録された帳票とする。

(その他)

第六十二条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱に関し必要な事項は、別に定める。